Hack je leven als een projectmanager

Tips van een ervaringsdeskundige

Moe van de ochtendspits? Krijg je dingen nooit gedaan? Eindeloze lijstjes en nog steeds alles in je hoofd? Niet genoeg tijd voor jezelf? Viel je weer in slaap voor de tv? Goed nieuws: het is redelijk eenvoudig om je leven weer op de rit te krijgen.

Als projectmanager ben ik de hele dag bezig om doelstellingen voor opdrachtgevers te helpen behalen door opdrachten in kleine stukjes op te delen en toe te kennen aan het team. Privé werkt zo’n aanpak ook heel goed.

Daarbij kreeg ik onderstaande tips van sport- en levenscoach Michel Dekker van Active Sports Premium. Ik gebruik ze om mijn productiviteit, privé en op mijn werk, te verbeteren. Het zorgt voor focus in mijn leven.

Tip 1: Deel je doelen in categorieën

Haal je verstofte nieuwjaarsdoelen uit de kast en plaats ze elk binnen één van onderstaande vier categorieën.

  1. Body: Je lichaam draag je elke dag en de hele dag met je mee. Doelen kunnen zijn: ik wil me beter voelen. Doelstellingen daarvan kunnen bijvoorbeeld zijn: vijf kilo afvallen of stoppen met elke dag vlees eten.
  2. Business: Waar wil je zakelijk staan over een jaar? Of twee jaar? Of vijf? Misschien wil je een nieuwe investeerder voor je bedrijf, 30 nieuwe klanten of nieuwe vaardigheden leren.
  3. Balance: Zijn je relaties in balans? Heb je genoeg tijd voor iedereen? En voor jezelf? Misschien wil je meer vrienden of een einde make aan de wekelijkse ruzies met je partner over vieze sokken en juist elke week een romantische avond.
  4. Being: Welke nieuwe competenties wil je ontwikkelen? Meer medeleven met anderen? Beter luisteren? Assertiever zijn? Deze zijn altijd verbonden met je andere doelstellingen en maken jou een geheel persoon.

Dit werkt het beste als je niet teveel doelstellingen per categorie hebt. Het moet een beetje moeilijk zijn, maar niet onmogelijk. Je mag best uit je comfortzone komen. Bedenk welke stappen er nodig zijn om je doelen te halen. Wat moet je hier dagelijks voor doen? En wekelijks? Een groot doel wordt haalbaar als je hem in kleine stukjes hakt.

Tip 2: Plan je stappen

Zoals ik op mijn werk merk dat het goed plannen van projecten essentieel is, helpt een goede planning ook je privéleven overzichtelijker en beter in balans te krijgen. Door de vier categorieën elke een kleurcodering te geven in je agenda zie je in één oogopslag of body (blauw), business (rood), balance (groen) & being (geel) in balans zijn.

Als in een week bijvoorbeeld de afspraken die rood gekleurd zijn overheersen, betekent dit misschien dat je teveel business ingepland hebt. Om je week meer in balans te brengen kun je meer groen inplannen in dezelfde, of in de week erna. Je ziet meteen of één van de vier aspecten te veel aandacht krijgt in je drukke leven.

Extra tip: mijn man en ik gebruiken ieder een digitale agenda. Daarnaast hangt er bij ons in de gang een grote papieren agenda die we samen up-to-date houden. Elke zondagavond hebben we een ‘planningsmeeting’ waarin we onze agenda’s doornemen. Dit heeft een aantal grote voordelen. Je weet allebei wat je te wachten staat in de komende week, de kans op dubbele afspraken is veel kleiner, je kunt je hulp aanbieden bij lastige taken van je partner en het is een mooi moment om een date-avond in te plannen.

Omdat ik zelf projectmanager ben in het dagelijks leven is het voor mij misschien iets logischer en makkelijker om het zo te doen. Ik neem mijn werk niet mee naar huis - ook een goede tip - maar wel de manier waarop ik mijn functie uitoefen. Ik denk dat met deze tips iedereen kan profiteren van projectmanagment-aanpak. Hopelijk heb ik je geholpen en geïnspireerd om wat meer rust en richting aan je drukke leventje te geven.